Toute entreprise est un jour ou l’autre confrontée à un contrôle Urssaf. Il est donc intéressant de présenter les points essentiels de ce déroulement.
Selon le rapport de 2017 sur le contrôle, la réglementation et la sécurisation juridique disponible sur le site internet de l’Acoss, 214 000 contrôles et enquêtes ont été effectués en 2017.
En 2017, 11 % des entreprises ont ainsi fait l’objet d’une action de contrôle ou de prévention. Une action de contrôle sur deux génère la détection d’une irrégularité.
A noter que le principal thème de régularisation est celui des rémunérations non soumises à cotisations. Il correspond à près de 59% des erreurs d’application de la législation pour un montant régularisé de près de 826 millions d’euros.
Ce montant exorbitant justifie l’importance de pouvoir maîtriser et avoir connaissance des différentes étapes du contrôle Urssaf. Mais également des garanties qui sont prévues pour les employeurs, qui sont associées à la procédure et peuvent s’opposer à l’utilisation de certains modes d’investigations.
Les principales étapes du contrôle Urssaf
Ce contrôle, sur pièces comme sur place doit être réalisé en respectant les garanties prévues à l’article R 243-59 du Code de la sécurité sociale, à savoir l’envoi d’un avis de contrôle (sauf cas de suspicion de travail dissimulé), d’une lettre d’observations une fois les opérations de contrôle effectuées, le respect d’une période contradictoire permettant au cotisant de présenter ses observations, l’obligation de réponse de l’agent de contrôle aux remarques éventuellement formulées par l’employeur et l’envoi d’une mise en demeure pour la mise en recouvrement des sommes dues.
Mise au point sur la vérification par extrapolation et échantillonnage
La vérification par extrapolation et échantillonnage permet de faciliter le contrôle dans les entreprises dont la taille rendrait fastidieuse une vérification exhaustive de la comptabilité. Sa mise en œuvre doit respecter une procédure spécifique.
L’article R. 243-59-2 du Code de la sécurité sociale prévoit une alternative aux méthodes traditionnelles de contrôle via les techniques d’échantillonnage et d’extrapolation. De telles pratiques permettent d’effectuer un contrôle sur seulement une partie des salariés de l’entreprise et ensuite d’extrapoler les résultats à l’entreprise prise dans son ensemble.
L’utilisation de cette technique est strictement encadrée et l’agent de recouvrement doit en particulier, avant de recourir à cette modalité de contrôle, laisser un délai de quinze jours au cotisant pour le cas échéant s’y opposer.
Si l’employeur ne fait pas jouer son droit d’opposition, il est ensuite associé aux quatre phases de vérification que sont la constitution de la base du sondage, le tirage aléatoire de l’échantillon, son examen et enfin l’extrapolation.
A l’issue de la vérification, la lettre d’observations précise que l’employeur peut procéder lui-même au calcul des sommes, dont il est redevable. Il en informe l’agent de contrôle dans un délai de 30 jours.
Si l’employeur procède lui-même au calcul, il adresse le résultat de ses calculs à l’agent de contrôle dans un délai de 30 jours après réception par l’Urssaf de sa décision de procéder au calcul. La mise en recouvrement ne peut pas intervenir avant l’expiration des 30 jours et avant la réponse de l’agent de contrôle aux observations de l’employeur.
Si l’employeur ne procède pas lui-même au calcul, la mise en recouvrement ne peut pas intervenir durant le délai de 30 jours à compter de la réception de la lettre d’observations et avant la réponse de l’agent de contrôle aux remarques de l’employeur.
Obstacle à contrôle : attention, cela peut coûter cher
L’obstacle à contrôle est défini à l’article L 243-12-1 du Code de la sécurité sociale. Il se caractérise par des actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents, et ce quel que soit leur cadre.
Il consiste notamment à :
- Refuser l’accès à des lieux professionnels ;
- Refuser de communiquer une information formellement sollicitée ;
- Ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièces justificatives, d’information, d’accès à une information ;
- Ne pas répondre à une convocation, dès lors que la sollicitation est nécessaire à l’exercice du contrôle.
La procédure permettant le constat de l’obstacle à contrôle est entrée en vigueur le 16 décembre 2018. Elle peut aboutir à la fixation d’une pénalité par le directeur de l’Urssaf dont la montant est de 7.500 € par salarié maximum dans la limite de 750.000 € par employeur.
Ces plafonds seront évidemment doublés en cas de nouveau manquement constaté dans un délai de 5 ans à compter de la dernière pénalité devenue définitive.
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